Necesara sau opțională? Adevărul despre semnătura electronică în 2025

Sursă foto: Freepik

Ai auzit de curând de Legea semnăturii electronice 2024 (Legea nr. 214/2024), dar încă te întrebi dacă semnătura electronică este ceva ce trebuie să ai neapărat sau doar un avantaj opțional? Dacă firma ta depune acte la instituții publice, participă la licitații, emite facturi electronice sau aplică pentru fonduri europene, această întrebare devine mai actuală ca oricând.

În România, regulile s-au schimbat radical: nu mai vorbim doar despre un instrument comod sau rapid, ci despre o cerință legală. Documentele nesemnate digital, sau semnate prin metode incomplete, pot fi respinse, iar asta se traduce prin întârzieri, pierderi de bani și chiar riscuri juridice pentru compania ta.

Când este semnătura electronică opțională

Nu toate documentele și situațiile cer astăzi o semnătură electronică. Dacă îți semnezi un contract de colaborare cu un partener de business sau vrei să validezi un acord intern în companie, poți face asta și fără semnătură digitală calificată. În aceste cazuri, alegerea rămâne la tine:

• o poți folosi pentru a câștiga timp și pentru a evita tipărirea documentelor,
• sau poți rămâne la vechiul sistem, cu ștampile și semnături olografe.
  

Aici intervine partea „opțională”. Însă chiar și atunci când legea nu te obligă, semnătura electronică îți oferă un avantaj competitiv clar: viteza. Poți semna contracte de la distanță, în câteva secunde, fără să mai pierzi timp cu întâlniri inutile sau curierat.

Când devine semnătura electronică obligatorie

Lucrurile se schimbă radical atunci când vorbim de relația cu instituțiile publice sau de documente oficiale. În aceste situații, semnătura electronică calificată este o condiție de bază:

• depunerea declarațiilor fiscale la ANAF
• participarea la licitații publice
• semnarea contractelor cu instituții de stat
• accesarea fondurilor europene

Dacă în 2024 încă mai existau portițe prin care puteai amâna folosirea ei, în 2025 acestea aproape au dispărut. Instituțiile nu mai acceptă documente fără semnătură digitală, iar firmele care nu sunt pregătite se lovesc de refuzuri, întârzieri și chiar pierderi financiare.

De aceea, alegerea unei soluții sigure – precum o semnatura electronica calificata – nu mai este doar o investiție în confort, ci o măsură esențială pentru a funcționa legal și eficient.

Token sau Cloud: ce alegi în 2025

Dacă până acum singura variantă populară era tokenul – un dispozitiv fizic asemănător unui stick USB – astăzi tot mai multe firme aleg varianta modernă: semnătura electronică în cloud.

• Tokenul oferă siguranță și control direct, dar presupune instalare pe computer și acces doar atunci când ai dispozitivul la tine. Este preferat de cei care au nevoie de o soluție clasică și stabilă.
  
• Cloud-ul schimbă regulile jocului. Cu un simplu cont securizat, poți semna documente de oriunde: de la birou, de acasă sau chiar din vacanță. Este soluția ideală pentru antreprenorii mobili și pentru echipe care lucrează remote.
  

În ambele cazuri, cheia este aceeași: certificatul digital calificat. Fără el, semnătura ta nu are putere legală deplină. De aceea, alegerea furnizorului contează enorm.

Beneficiile reale pentru firme

Adoptarea unei semnături electronice calificate nu înseamnă doar „bifat o obligație legală”. În practică, firmele care au făcut deja pasul vorbesc despre:

• Timp câștigat – documente semnate în câteva secunde, fără drumuri sau așteptări.
• Costuri reduse – mai puțină hârtie, curierat eliminat, arhivare simplificată.
• Siguranță totală – semnăturile sunt imposibil de falsificat și recunoscute oficial.
• Flexibilitate – poți semna contracte și declarații de oriunde, chiar și de pe telefon.
• Imagine profesională – partenerii și clienții văd în tine un business modern și digitalizat.
  

Concluzie: opțional azi, obligatoriu mâine

Întrebarea „este semnătura electronică necesară sau opțională?” are în 2025 un răspuns clar: depinde de document, dar din ce în ce mai mult este obligatorie.

Chiar și atunci când nu e impusă de lege, avantajele sunt atât de mari încât renunțarea la ea te costă timp, bani și oportunități.

De aceea, dacă vrei să fii pregătit pentru prezent și viitor, soluția este una singură: un partener de încredere. Cu o AMC Sign semnatura electronica calificata, ai garanția că fiecare document semnat are putere legală, recunoaștere europeană și îți oferă libertatea de a lucra digital, fără griji.

Digitalizarea nu mai este o opțiune. Este calea normală pentru orice afacere modernă.

Bibliografie

• Legea nr. 214/2024 privind semnătura electronică
• Regulamentul eIDAS (UE nr. 910/2014)
• Autoritatea pentru Digitalizarea României – Trusted List